Yhdistyksen rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste.

Laatimispäivä 12.11.2013, päivitetty 11.5.2017

 

1. Rekisterinpitäjä

HSP – Suomen erityisherkät ry -  Högkänsliga i Finland rf

Kiplinginkuja 5

33870 Tampere

Y-tunnus 2654777-6

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Elina Akola

Puhelin 0400 719683

sähköposti erityisherkat@gmail.com

 

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Yhdistyksen jäsenrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään yhdistyksen jäsenyyden ja yhteydenottojen hoitamiseksi sekä muihin verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin. Rekisterin tietoja ei säilytetä tai käytetä yhdistyksen anonyymifoorumilla.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain 1989/503 11 §:ään ja henkilötietolain 1999/523 8 §:n 1 momentin alakohtiin 4) ja 5).

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekisteröidyistä perustietoja, kuten:

- täydellinen nimi

- yhteystiedot

- jäsenyydet

- taloushallintoon liittyvät asiat

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä rekisteröi ne tiedot, jotka jäsen itse ilmoittaa ilmoittautuessaan. Lisäksi tietoja kertyy yhdistyksen toiminnan yhteydessä esimerkiksi jäsenmaksujen ym. käsittelyn osana.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (Yhdistysavain rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. HSP - Suomen erityisherkät ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Yhdistysavaimen tekninen palvelunkuvaus löytyy osoitteesta https://www.yhdistysavain.fi/nykyisille-asiakkaille/tekninen-palvelunkuvaus/.

 

9. Rekisteröidyn kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.

 

10. Rekisteröidyn tarkastus-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

 

11. Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

 

 

 

Registerbeskrivning

Registerbeskrivning enligt 10 § personuppgiftslagen (523/1999)

Utfört 12.11.2013, uppdaterad 8.12.2016

 

1. Registret upprätthålls av

HSP – Suomen erityisherkät ry -­ Högkänsliga i Finland rf.

Kiplinginkuja 5

33870 Tammerfors

FO-nummer 2654777-6

 

2. Person ansvarig för register och/eller kontaktperson

Elina Akola

Telefon 0400 719683

e-postadress erityisherkat@gmail.com

 

3. Registrets namn

Medlemsregister

 

4. Personuppgifternas användningssyfte (registrets syfte)

Uppgifter som sparas i medlemsregistret används för att registrera medlemskap, för att upprätthålla kontakter till medlemmarna, samt för andra nätverksfunktioner. Sparade uppgifter varken lagras eller används på föreningens anonymdiskussionsforumet.

 

Behandlingen av personuppgifterna baserar sig på 11 § föreningslagen 1989/503 och på 8 § 1 mom. punkterna 4) och 5) i personuppgiftslagen 1999/523.

 

5. Registrets innehåll

Till registret samlas basuppgifter, såsom

-fullständiga namn

-kontaktuppgifter

-medlemskap

-uppgifter för föreningsekonomiskt bruk

 

6. Reglementsenliga kunskapskällor

Den registeransvarige registrerar de uppgifter som medlemmen själv anger. Uppgifterna utökas dessutom i anslutning till föreningens verksamhet till exempel vid behandlingen av medlemsavgifter m.m.

 

7. Reglementsenliga överlåtelser av uppgifter och information utanför EU eller Europas ekonomiska zon

Den registeransvarige överlåter i regel inga uppgifter till tredje part och överlåter inga uppgifter utanför EU eller Europas ekonomiska zon.

 

8. Principer för skydd av registret

Informationen sparas i ett elektroniskt registerservice (Yhdistysavain rekisteri) och därför lagras informationen i tjänstleverantörens (Avoine Ab) servrar. Det elektroniska medlemsregistret finns i en övervakad datacentral, på en server skyddad med användaridentifikationer. Föreningen och registrets tjänsteleverantör ansvarar för att upprätthålla säkerheten enligt bästa förmåga. Den tekniska beskrivningen av servicen (Yhdistysavain rekisteri) finns i adressen https://www.yhdistysavain.fi/nykyisille-asiakkaille/tekninen-palvelunkuvaus/.

 

9. Den registrerades möjligheter att förbjuda användning

Den registrerade har rättighet att förbjuda upprätthållaren av registret att använda hans uppgifter för direktreklam, distansförsäljning och övrig direkt marknadsföring. Förbudet bör göras skriftligt och riktas till den person som ansvarar för registret.

 

10. Den registrerades rättigheter att granska sina uppgifter

Den registrerade har rättighet att granska de uppgifter som lagrats om honom och få kopior på dem. Granskningsförfrågan bör göras skriftligt och riktas till den person som ansvarar för registret.

 

11. Rättelse av uppgift

Den registeransvarige skall, antingen självmant eller på den registrerades uppmaning, rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i registret och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Den registrerade bör för att få rättelsen gjord ta kontakt med den person som ansvarar för registret.