Yhdistyksen rekisteriseloste

 

Yhdistyksen rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste.

Laatimispäivä 12.11.2013, päivitetty 13.12.2018

 

1. Rekisterinpitäjä

HSP – Suomen erityisherkät ry - Högkänsliga i Finland rf

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Yhdistyksen puheenjohtaja

Elina Akola
Kiplinginkuja 5,
33870 Tampere

pj@erityisherkat.fi

3. Rekisterin nimi

HSP – Suomen erityisherkät ry - Högkänsliga i Finland rf jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

HSP – Suomen erityisherkät ry - Högkänsliga i Finland rf (jäljempänä Yhdistys) jäsenrekisteriin tallennetaan vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä jäsenasioiden hoitamiseen ja Yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen. Rekisterin tietoja ei käytetä tai säilytetä Yhdistyksen anonyymillä jäsenfoorumilla.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekisteröidyistä perustietoja (pakolliset):

- etu- ja sukunimi
- sähköpostiosoite
- kotipaikka

Lisäksi saatetaan kerätä seuraavia tietoja (vapaaehtoiset):

- matkapuhelinnumero
- lähiosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- syntymäaika
- asuinmaa (jos muu kuin Suomi)
- lisätietoja
- kieli (jos muu kuin suomi)
- tieto osallistumisesta Yhdistyksen järjestämiin paikallis- tai muihin tapahtumiin
- tieto Yhdistyksen kautta tarjottavien palvelujen käyttämisestä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhdistyksen rekisteriin on tallennettu tiedot, jotka henkilö on jäseneksi liittyessään antanut. Tiedot on kerätty henkilön suostumuksella. Rekisteröidyistä kerätään väliaikaisesti jäsenmaksujen seuraamiseen tarvittavia maksuliikennetietoja.

Yhdistys saattaa käyttää verkkosivuillaan Google-analytiikkaa palveluiden kehittämiseen. Google kerää selaimen evästeiden avulla yhdistyksemme sivustoilla kävijöistä anonyymia tilastotietoa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tapahtumien järjestämisen varmistamiseksi rekisterinpitäjän on joskus, tapauskohtaisesti, luovutettava tiettyjä rekisterissä olevia tietoja kolmansille osapuolille. Sähköpostiosoite tai puhelinnumero luovutetaan kuitenkin vain sellaisille henkilöille, joille tieto on tapahtuman läpiviemisen kannalta välttämätön.

Yhdistys käyttää yhteydenpitoon Gmailia ja Google Drivea tiedostojen jakoon. Googlen palvelukeskuksia on ympäri maailma, joten joitakin tietoja säilytetään Googlen toimesta EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n henkilötietosuojan standardeja ja vastaa tietojen salassapidosta myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella.

8. Rekisterin suojaus ja tietojen säilytys

8.1 Sähköinen rekisteri

Jäsenrekisteri on sähköisessä muodossa Avoine Oy:n tarjoamassa Yhdistysavain-pilvipalvelussa. Avoinen palvelinkeskus on valvottu ja palvelimet suojattu asianmukaisin teknisin keinoin. Pääsy yhdistyksen jäsenrekisteriin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Yhdistyksen rekisteriä käyttävät vain yhdistyksen hallituksen valtuuttamat henkilöt, ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Yhdistys ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

8.2 Manuaalinen rekisteri

Yhdistyksellä on jäsenistä myös manuaalista aineistoa. Aineistoa säilytettään lukituissa tiloissa ja siihen pääsevät käsiksi vain Yhdistyksen valtuuttamat henkilöt.

8.3 Tietojen säilytys

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilö poistetaan jäsenrekisteristä. Yhdistys säilyttää jäsenistä tietoja vain niin kauan kuin se on jäsenasioiden hoitamisen ja kirjanpitolain perusteella välttämätöntä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

9.1. Tarkastusoikeus

Tietosuoja-asetuksen (25.5.2018) mukaan jäsenrekisteriin kirjatuilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Pyyntö tehdään rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai sähköpostitse. Tiedot toimitetaan pyynnön tehneelle kuukauden kuluessa kirjallisesti tai sähköpostitse.

9.2. Korjausoikeus

Rekisterinpitäjä täydentää tai poistaa rekisterissä olevan puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oma-aloitteisesti. Mikäli rekisterissä olevat tiedot ovat silti virheellisiä tai muuttuneet, rekisteröity voi pyytää niiden korjaamista. Pyyntö tietojen korjaamisesta tehdään rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai sähköpostitse.

9.3. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramainontaan tai muuhun markkinointiin. Kielto tehdään rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai sähköpostitse. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia kaikkien itseään koskevien tietojen poistamista rekisteristä. Pyyntö henkilötietojen poistamisesta tehdään rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai sähköpostitse.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste on päivitetty 13.12.2018.